¿Cómo y dónde compulsar documentos?

Los documentos que debemos presentar ante diferentes entes, sean gubernamentales o no, no siempre pueden ser en originales. Esto se debe a que en original usualmente, sólo hay uno, de allí viene la necesidad de utilizar fotocopias de nuestros documentos originales.

Pero, con la facilidad que existe tecnológicamente, muchas personas se preguntan si es auténtico el contenido de una fotocopia de un documento. Es decir ¿cómo saber, si haciendo uso de la tecnología, no se ha manipulado el original al momento de hacer la copia del documento?

Ante la pregunta: ¿es auténtica la fotocopia de un documento? Muchos organismos e instituciones del Estado han comenzado a solicitar que se demuestre la autenticidad de la copia. Es más, la Administración Española pide que se compruebe que el contenido de las copias que se entregan es exacto al contenido del original.

Esta exigencia también la hacen las Universidades y demás institutos educativos de nivel, así como los Juzgados y otros entes relacionados con el ámbito de la Justicia. Igual pasa con documentos recibidos del extranjero o cuando enviamos copias de nuestros documentos fuera del país. Todos requieren una comprobación de que las fotocopias que van de un sitio a otro, o que se entregan para hacer trámites, sean fieles a los documentos originales.

¿Cuál es la forma para probar que la información que aparece en las fotocopias no ha sido manipulada y por ende, que nuestra copia no es fraudulenta?

Para hacer estas comprobaciones, se han diseñado algunos procedimientos que ayudan a garantizar que el contenido de las copias es auténtico. Una de las técnicas que se utiliza para otorgar la autenticidad que los organismos requieren implica un cotejo del contenido entre el documento original y la copia.

Es decir que alguien debe verificar esta concordancia entre ambos documentos y emitir un dictamen, que dé validez a la fotocopia.

La acción de certificar para darle validez a la copia respecto al documento original se conoce como compulsar. Por ello, para hacer trámites administrativos en muchos sitios es muy común que soliciten que se presenten copias o documentos compulsados.

De allí, nace la necesidad de saber cómo y dónde compulsar documentos, dado que es una exigencia que cada día se está institucionalizando más y más. Entonces, si ya se sabe cómo compulsar documentos, el próximo paso es conocer dónde compulsar documentos y así, acudir a los lugares apropiados.

Este conocimiento garantizará que las copias que se entreguen serán, realmente, documentos compulsados, por lo que tendrán la validez requerida para cualquier trámite.

¿Qué significa compulsar documentos?

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la lengua Española (DRAE):

• Compulsar equivale a cotejar una fotocopia con su original a fin de establecer la exactitud entre ambos.
• Cotejar equivale a confrontar una cosa con otra, comparándolas porque ambas se tienen a disposición para hacerlo.

Entonces, al revisar ambas definiciones, se observa que compulsar es definida a través del verbo cotejar, el que a su vez, usa el confrontar una cosa con otra. Una confrontación que significa comparar y examinar una cosa con otra, detalladamente, para apreciar sus diferencias o semejanzas.

Comúnmente, se utiliza la palabra cotejo para implicar un trabajo más grande que el de la compulsa, lo que convierte a la compulsa en la consecuencia de un cotejo anterior. Por su parte, en el Derecho, se usa el verbo compulsar para indicar que se debe sacar una compulsa de un documento, escritura, testamento, etc. Donde una compulsa de un documento o escritura es una copia oficial que ha sido cotejada con el original, normalmente, guardado en un registro.

Este cotejo involucra un examen comparativo de ambos escritos, para comprobar su autenticidad y eso es lo que los abogados llaman la compulsa de un documento. Adicionalmente, en Derecho un documento compulsado ostenta un sello o certificado de que la copia del escrito se cotejó con su original y se comprobó su igualdad con él.

Así que, cuando se habla de legalizar la copia de un escrito, implica la emisión de un certificado acerca de su coincidencia con el original copiado. La copia que se usa para la comparación, no debe ser una copia fondo negro, sino una fotocopia simple, que debe presentarse junto al original.

Al ser presentados juntos, original y copia, se puede realizar una comprobación, a fin de determinar si son idénticos y no ha existido ninguna manipulación.

Normalmente, es necesario compulsar documentos cuando no se puede entregar el original y se procede a otorgar una copia del mismo. El documento compulsado permite demostrar que se tiene el original, aunque no se entregue, como pasa con el DNI, el carnet de conducción o algún certificado educativo.

¿Cómo compulsar documentos?

Compulsar documentos es el procedimiento realizado por un experto, que le permite acreditar que una copia es idéntica a su original. Para realizar la acreditación, el experto coteja el original y su copia, comprobando y verificando la exactitud entre ambos.

Estas acciones realizadas por el experto, le permiten certificar la igualdad entre los documentos que se requieren compulsar. Por lo que, el experto coloca su firma y un sello o cualquier otra forma de acreditación, que identifica la copia como compulsada en relación con el escrito original.

La firma y el sello le otorgan validez al documento, pues es la prueba de la labor del experto que verificó la igualdad entre la copia y el original.

Así que, para compulsar documentos es necesario acudir con un experto, es decir, con una persona habilitada para hacer la comprobación requerida. Si se busca verificar una copia porque será usada en algún trámite, hay que ir a los sitios donde es posible compulsar documentos y entregar el original y la copia.

En estos lugares, la persona responsable y habilitada para compulsar documentos hará la comparación de ambos documentos y confirmará si son idénticos. En cuyo caso, devolverá la copia compulsada, utilizando su firma y un sello, pero si encuentra problemas, lo informará al solicitante de la compulsa.

La compulsa es un procedimiento habitual cuando se presentan escritos, porque es la garantía de que las copias no han sido producto de la modificación del escrito original.

En conclusión, una compulsa es válida cuando tiene un sello, un número identificativo, la fecha de su realización y la firma de quien certifica su autenticidad. Como puede verse, los pasos no son complicados, pero se necesita que sean precisos y contar con ciertos elementos. De este modo, a través de la compulsa, se obtendrá una copia que aceptarán con facilidad, porque es igual al documento original.

Compulsa especial

Existe lo que se conoce como compulsa especial, la cual requiere un servicio de compulsa especializado, en el que solo se entrega el escrito original. Este servicio, lo dan las notarías, quienes sólo reciben el documento original y se encargan de lo necesario para devolver una copia compulsada.

Esta copia compulsada tendrá un número que la identifica, así como la firma del notario y el sello de la notaría.

Este servicio incluye que una copia de la compulsa permanezca guardada en los archivos de la notaría, para cualquier consulta o solicitud posterior. Aunque es un caso que puede parecer simple, todos estos trámites que se realizan, hacen que este servicio sea más caro.

Compulsa digital

Una compulsa digital es la que utiliza la tecnología con la finalidad de elaborar una copia fiel y exacta partiendo de un original. La compulsa digital debe tener un número que la identifique, una firma, un sello y la fecha en que se realizó.

Para ello, se comienza digitalizando el documento original, lo que permite obtener una copia fiel y exacta del original. A la copia se le añade un Código Seguro de Verificación (CSV) y una firma electrónica del responsable de la compulsa digital, en lugar del sello y de la firma manual usual. El código CSV puede servir como el número identificativo de la compulsa digital o se la puede asignar otro número digitalmente.

Como puede verse, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías es posible elaborar una compulsa de manera digital, de forma tal que cumpla con todo lo que se requiere.

¿Dónde compulsar documentos?

Conocer dónde ir a compulsar documentos es el primer paso para conseguir una copia válida de los documentos o escritos que se necesiten. Esta copia debe cumplir con lo requerido para ser aceptada por los organismos oficiales como veraz y equivalente al documento original. Así que, es sumamente importante, saber dónde ir, a fin de conseguir compulsar los documentos que se necesitan.

Los documentos que más claramente requieren ser compulsados son: el DNI, el carnet de conducción y los títulos educativos. Y aunque, a veces, varía el lugar a donde acudir, de acuerdo con el país o la región donde vivas, así como para qué requieres la copia compulsada.

En la mayoría de los casos, se consigue compulsar estos documentos, donde se elaboran o emiten los originales o también donde se deban entregar las compulsas.

Entonces, los registros y notarías son los sitios ideales donde acudir, porque son quienes requieren el documento, emiten el original y elaboran la compulsa, garantizando la veracidad de ambos.

En España, los Ayuntamientos de Barcelona y de Madrid compulsan los documentos recibidos en sus espacios de registro. Aunque existen varios lugares para compulsar documentos, como algunos organismos administrativos, los que cuentan con espacio de registro habilitado.

El sitio más habitual para compulsar documentos son las oficinas de las ventanillas únicas de los Ayuntamientos. Por otro lado, en España, todas las notarías compulsan documentos y los notarios certificados pueden hacer compulsas privadas y cobrar por ello, sin problemas.

Las compulsas realizadas en organismos administrativos españoles dentro de España son gratuitas, mientras que las realizadas en los Consulados Generales tienen costo. Por ello, resulta útil saber dónde acudir a compulsar los documentos, dado que en algunos lugares la operación puede ser más ágil y económica.

Como algunos entes públicos no realizan compulsa de documentos privados, se pueden buscar otras alternativas, como los notarios certificados.

Compulsa en Correos

Uno de los sitios más concurridos con el objeto de compulsar documentos es en Correos, debido a que hay oficinas en todas las regiones del país. Correos cuenta con el Servicio de Registro Virtual Electrónico, conocido comúnmente como ORVE, el cual ofrece una compulsa ágil y veloz.

Básicamente, porque este servicio aprovecha los avances tecnológicos para acortar el tiempo de elaboración de la compulsa, por lo que es casi un procedimiento inmediato. Sin duda, por la gran cantidad de oficinas que tiene Correos en España, es una ubicación idónea para compulsar documentos.

Por ello, las oficinas de Correos están catalogadas como las más sencillas para certificar la autenticidad de los documentos. En Correos, la compulsa de un documento cuesta 3,21 euros incluyendo el IVA de ley.

Validez de un documento compulsado

Es importante conocer que los documentos o copias compulsados tienen la misma validez que sus originales, es decir, que la compulsa puede usarse en lugar del original. También, hay que resaltar que un documento compulsado válidamente, no asegura que el documento original sea genuino y real.

Las compulsas más comunes se solicitan en los ámbitos legales, educativos e inmobiliarios, entre otros.

Ejemplo de cómo compulsar el DNI

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo compulsar el DNI, que es uno de los documentos que más frecuentemente lo requiere.

La forma más expedita de lograrlo es la que considera los siguientes pasos:

• Solicitar la compulsa en el organismo que la está pidiendo y si ello no es posible, la idea es acudir al organismo encargado de emitir el documento.
• En este caso en particular, la sugerencia es acudir a la Policía Nacional.
• Así que, yendo a la Comisaría más cercana, se puede solicitar el trámite y para ello, sólo se necesita llevar el DNI junto a dos fotocopias del mismo.
• Las fotocopias deben tener la parte anterior y posterior del DNI en una sola página.

Así que, cumpliendo con estos requisitos se puede obtener inmediatamente la compulsa del DNI.