La expresión “máquinas de oficina que domina” suele aparecer en solicitudes de empleo, formularios de recursos humanos o entrevistas para conocer qué equipos de trabajo sabe utilizar una persona. Puede responderse con elementos como ordenador, impresora, fotocopiadora, escáner, teléfono, centralita, destructora de documentos o TPV, siempre que realmente se tenga experiencia con ellos.
La clave no está en hacer una lista enorme, sino en mencionar los equipos relevantes para el puesto y describir el nivel de manejo con precisión. Además, conviene distinguir entre máquinas de oficina y programas informáticos, porque Word, Excel o sistemas de gestión no son máquinas.
Contenido
Qué significa “máquinas de oficina que domina”
Cuando una empresa pregunta qué máquinas de oficina domina, quiere saber qué dispositivos o equipos utilizados habitualmente en un entorno laboral puede manejar sin necesitar una formación extensa.
Por ejemplo:
- ordenador;
- impresora;
- fotocopiadora;
- escáner;
- teléfono de oficina;
- centralita telefónica;
- impresora multifunción;
- destructora de documentos;
- encuadernadora;
- plastificadora;
- TPV.
La palabra “domina” no significa necesariamente ser técnico o saber reparar el equipo.
Normalmente significa poder utilizarlo correctamente para las tareas habituales del puesto.
Qué responder en “máquinas de oficina que domina”
Una respuesta sencilla y válida podría ser:
Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner y teléfono de oficina.
Si se posee más experiencia:
Ordenador, impresora y fotocopiadora multifunción, escáner, centralita telefónica, TPV, destructora de documentos y equipos de videoconferencia.
La respuesta debe adaptarse siempre a la experiencia real.
Ejemplos de máquinas de oficina
| Máquina o equipo | Para qué se utiliza |
| Ordenador | Gestión de documentos, correo, aplicaciones y tareas administrativas |
| Impresora | Imprimir documentos |
| Fotocopiadora | Realizar copias |
| Escáner | Digitalizar documentos |
| Impresora multifunción | Imprimir, copiar y escanear |
| Teléfono de oficina | Realizar y recibir llamadas |
| Centralita telefónica | Gestionar varias líneas y transferir llamadas |
| Destructora de documentos | Destruir documentación |
| Encuadernadora | Preparar documentos encuadernados |
| Plastificadora | Proteger documentos con plástico |
| Proyector | Realizar presentaciones |
| Equipo de videoconferencia | Reuniones a distancia |
| TPV | Cobros y operaciones comerciales |
| Lector de códigos | Registrar productos o documentación |
| Franqueadora | Preparar correspondencia postal |
No todos estos equipos son necesarios en cualquier trabajo.
Cuáles son las máquinas de oficina más habituales
En una oficina moderna, las más frecuentes son:
- Ordenador.
- Impresora multifunción.
- Escáner.
- Fotocopiadora.
- Teléfono.
- Equipos de videoconferencia.
- Destructora de documentos.
En determinados puestos pueden añadirse equipos más específicos.
Por ejemplo, una persona que trabaje en recepción puede manejar una centralita telefónica, mientras que alguien empleado en comercio puede utilizar principalmente un TPV.
Ejemplo de respuesta corta
Si el formulario deja poco espacio, puede escribirse:
Ordenador, impresora, fotocopiadora, escáner y teléfono.
Es suficiente para una solicitud sencilla.
Ejemplo de respuesta completa
Cuando existe más espacio:
Manejo habitual de ordenador, impresora y fotocopiadora multifunción, escáner, teléfono y centralita, destructora de documentos y equipos de videoconferencia.
Esta formulación aporta información sin exagerar el nivel de conocimiento.
Qué poner si domina las máquinas básicas
Para una persona con experiencia administrativa normal:
Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono de oficina y destructora de documentos.
Es probablemente una de las respuestas más apropiadas para:
- auxiliar administrativo;
- administrativo;
- recepcionista;
- secretario;
- personal de oficina.
Qué poner si tiene poca experiencia
No es necesario inventar conocimientos.
Puede responderse:
Manejo básico de ordenador, impresora, escáner y fotocopiadora.
Otra opción:
Ordenador e impresora a nivel usuario; conocimientos básicos de escáner y fotocopiadora.
Indicar el nivel resulta mucho más profesional que afirmar que se domina algo que apenas se ha utilizado.
Qué poner si no tiene experiencia laboral
Aunque una persona nunca haya trabajado en una oficina, puede haber utilizado muchos de estos equipos en:
- casa;
- instituto;
- universidad;
- cursos;
- prácticas.
Por ejemplo:
Manejo de ordenador, impresora y escáner a nivel usuario.
No hace falta haber tenido un empleo administrativo para poder incluirlos.
Qué poner en una solicitud de empleo
En un formulario puede utilizarse una respuesta como:
Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono y equipos de videoconferencia.
Si el puesto exige atención al público:
Ordenador, teléfono, centralita, impresora, fotocopiadora, escáner y TPV.
Si se trata de un comercio:
Ordenador, TPV, lector de códigos, impresora de tickets e impresora convencional.
Ejemplos según el puesto
| Puesto | Máquinas que pueden ser relevantes |
| Administrativo | Ordenador, impresora, escáner, fotocopiadora |
| Recepcionista | Ordenador, teléfono, centralita, impresora |
| Secretaría | Ordenador, impresora multifunción, escáner, teléfono |
| Dependiente | TPV, lector de códigos, impresora de tickets |
| Almacén | PDA, lector de códigos, impresora de etiquetas |
| Oficina comercial | Ordenador, teléfono, impresora, videoconferencia |
| Archivo | Escáner, fotocopiadora, destructora |
| Atención al cliente | Ordenador, teléfono, auriculares, centralita |
Esta adaptación es mejor que utilizar exactamente la misma respuesta para cualquier vacante.
Qué máquinas poner para un auxiliar administrativo
Para un puesto de auxiliar administrativo, una respuesta apropiada sería:
Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono de oficina, destructora de documentos y equipos de videoconferencia.
También puede añadirse:
- encuadernadora;
- plastificadora;
- centralita;
si realmente se han utilizado.
Qué poner para recepcionista
En recepción tienen especial importancia los equipos relacionados con la comunicación.
Una buena respuesta sería:
Ordenador, centralita telefónica, teléfono, impresora multifunción, escáner y fotocopiadora.
Si el establecimiento utiliza cobros:
TPV también puede ser relevante.
Qué poner para secretaria o secretario
Puede indicarse:
Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, centralita telefónica, equipos de videoconferencia, encuadernadora y destructora de documentos.
No es necesario incluir todos.
La mejor selección depende de las funciones reales del puesto.
Qué poner para trabajar en una tienda
En comercio, algunas máquinas son diferentes de las utilizadas en una oficina administrativa.
Por ejemplo:
TPV, lector de códigos de barras, impresora de tickets, datáfono, ordenador e impresora.
Un datáfono es el dispositivo utilizado para procesar pagos con tarjeta.
En determinados establecimientos puede estar integrado directamente con el TPV.
Qué poner para trabajar en un almacén
Puede incluirse:
- ordenador;
- PDA;
- lector de códigos de barras;
- impresora de etiquetas;
- escáner;
- terminales de inventario.
Una respuesta posible:
Ordenador, PDA, lector de códigos, impresora de etiquetas y terminal de gestión de inventario.
Ordenador
El ordenador es actualmente el equipo fundamental de prácticamente cualquier oficina.
Dominarlo a nivel profesional puede significar ser capaz de:
- gestionar archivos;
- utilizar aplicaciones;
- enviar correos;
- imprimir;
- escanear;
- utilizar herramientas de comunicación;
- trabajar con plataformas internas.
Sin embargo, decir simplemente “ordenador” aporta menos información que mencionar también los programas que se saben utilizar cuando el formulario lo permite.
Impresora multifunción
La impresora multifunción reúne normalmente:
- impresión;
- copia;
- escaneado.
Algunos modelos también permiten:
- enviar documentos;
- imprimir a doble cara;
- utilizar bandejas diferentes;
- escanear directamente al correo electrónico.
Es uno de los equipos más habituales en cualquier oficina.
Fotocopiadora
La fotocopiadora permite reproducir documentos.
Aunque muchas empresas utilizan máquinas multifunción, saber manejar una fotocopiadora puede implicar conocer operaciones como:
- copias simples;
- doble cara;
- ampliación;
- reducción;
- clasificación.
Para indicar un manejo normal no es necesario enumerar estas funciones.
Escáner
El escáner convierte documentos físicos en archivos digitales.
Una persona con experiencia administrativa suele saber:
- escanear documentos;
- elegir formato;
- guardar archivos;
- digitalizar varias páginas;
- enviarlas posteriormente por correo.
En muchas oficinas el escáner está integrado en la impresora multifunción.
Centralita telefónica
La centralita es especialmente relevante en puestos de:
- recepción;
- secretaría;
- atención al cliente.
Permite gestionar varias llamadas y realizar operaciones como:
- transferir llamadas;
- poner en espera;
- gestionar extensiones;
- realizar llamadas internas.
Si nunca se ha utilizado una, no debería afirmarse que se domina simplemente porque se sabe utilizar un teléfono.
TPV
TPV significa terminal de punto de venta.
Se utiliza en comercios, restaurantes y otros negocios para gestionar operaciones como:
- ventas;
- cobros;
- tickets;
- devoluciones;
- cierre de caja.
No es estrictamente una máquina típica de oficina administrativa, pero sí aparece con frecuencia en formularios laborales dentro del apartado de equipos que sabe manejar el candidato.
Datáfono
El datáfono permite cobrar mediante tarjeta u otros sistemas de pago electrónico.
Entre las operaciones habituales se encuentran:
- cobros;
- anulaciones;
- devoluciones;
- consulta de operaciones.
Puede mencionarse junto al TPV en empleos comerciales.
Destructora de documentos
La destructora se utiliza para eliminar documentación que no debe desecharse directamente en una papelera.
Es habitual para documentos que contienen:
- datos personales;
- información empresarial;
- documentos internos.
Su funcionamiento es sencillo, pero puede incluirse si el formulario solicita específicamente máquinas utilizadas anteriormente.
Encuadernadora
La encuadernadora permite unir diferentes hojas para crear:
- informes;
- manuales;
- dossiers;
- presentaciones.
Sigue utilizándose en determinados entornos administrativos y educativos.
No es necesario incluirla salvo que realmente se tenga experiencia con ella.
Plastificadora
La plastificadora cubre documentos mediante una lámina protectora.
Puede utilizarse para:
- carteles;
- identificaciones;
- instrucciones;
- documentos de uso frecuente.
Es más habitual en:
- centros educativos;
- comercios;
- administraciones;
- oficinas con documentación expuesta al público.
Proyector y equipos de videoconferencia
En oficinas donde se realizan reuniones pueden considerarse también equipos habituales:
- proyectores;
- cámaras;
- micrófonos;
- pantallas;
- sistemas de videoconferencia.
Una persona puede indicar:
Manejo de equipos de videoconferencia y presentación.
No es necesario enumerar cada componente.
¿Word y Excel son máquinas de oficina?
No.
Word y Excel son programas informáticos, no máquinas.
Esta diferencia es importante.
Si un formulario pregunta:
“Máquinas de oficina que domina”
no sería técnicamente correcto responder únicamente:
Word, Excel y PowerPoint.
Esas herramientas deberían incluirse en un apartado como:
- informática;
- programas;
- software;
- conocimientos informáticos.
Diferencia entre máquinas y programas de oficina
| Máquinas o equipos | Programas |
| Ordenador | Word |
| Impresora | Excel |
| Escáner | PowerPoint |
| Fotocopiadora | Outlook |
| Centralita | Teams |
| TPV | Software de facturación |
| Lector de códigos | Programas de gestión |
El ordenador aparece como máquina porque es un dispositivo físico, mientras que las aplicaciones instaladas son software.
Qué significa dominar una máquina
No existe una escala oficial.
De forma práctica pueden utilizarse tres niveles.
Básico
Puede realizar las funciones más habituales.
Ejemplo:
Impresora: nivel básico.
Intermedio
Utiliza varias funciones sin ayuda habitual.
Ejemplo:
Impresora multifunción: impresión, copia y escaneado.
Avanzado
Conoce configuraciones y funciones menos habituales y puede resolver incidencias sencillas.
Ejemplo:
Manejo avanzado de equipos multifunción y configuración básica de impresión en red.
No conviene utilizar “avanzado” únicamente porque se haya empleado una máquina durante mucho tiempo.
Cómo responder correctamente
Una buena respuesta sigue tres principios:
Relevancia + sinceridad + concreción.
En lugar de escribir:
“Todo tipo de máquinas de oficina.”
es mejor:
“Ordenador, impresora multifunción, escáner, fotocopiadora y centralita telefónica.”
La segunda respuesta permite al responsable de selección saber exactamente qué sabe utilizar el candidato.
Respuestas preparadas según experiencia
Nivel básico
Ordenador, impresora, fotocopiadora y escáner a nivel usuario.
Nivel intermedio
Manejo habitual de ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono y destructora de documentos.
Nivel administrativo
Ordenador, impresora y fotocopiadora multifunción, escáner, centralita telefónica, destructora, encuadernadora y equipos de videoconferencia.
Comercio
Ordenador, TPV, datáfono, lector de códigos e impresora de tickets.
Recepción
Ordenador, centralita telefónica, impresora multifunción, escáner y equipos de videoconferencia.
Qué poner si el formulario pregunta “máquinas y equipos que maneja”
En este caso puede ampliarse ligeramente la respuesta.
Por ejemplo:
Ordenador, impresora multifunción, escáner, fotocopiadora, teléfono, centralita y equipos de videoconferencia.
En comercio:
TPV, datáfono, lector de códigos, impresora de tickets y ordenador.
La palabra equipos permite incluir dispositivos que quizá no describiríamos coloquialmente como “máquinas”.
Qué poner en el currículum
Normalmente no merece la pena crear un apartado llamado “Máquinas de oficina” si solo se van a mencionar impresora y fotocopiadora.
En un currículum moderno suele resultar más útil integrarlas dentro de:
Competencias técnicas
o:
Herramientas y equipos.
Por ejemplo:
Herramientas y equipos: manejo de impresoras multifunción, escáneres, centralitas telefónicas y equipos de videoconferencia.
Esto resulta más natural que una lista de aparatos básicos sin contexto.
Cómo responder en una entrevista
Si preguntan verbalmente qué equipos se dominan, conviene relacionarlos con tareas realizadas.
Ejemplo:
“He trabajado habitualmente con impresoras multifunción y escáneres para digitalización de documentación, además de teléfono y centralita para atención y transferencia de llamadas.”
La respuesta demuestra experiencia real.
Es más convincente que limitarse a enumerar dispositivos.
Qué hacer si preguntan por una máquina que no conoce
La mejor respuesta es reconocerlo sin cerrar la puerta al aprendizaje.
Por ejemplo:
“No he trabajado directamente con ese modelo, pero sí con equipos similares y estoy acostumbrado a aprender rápidamente su funcionamiento.”
Utilizar una impresora determinada anteriormente no significa conocer todos los modelos existentes.
Muchas funciones son similares, pero los menús y configuraciones pueden cambiar.
Las máquinas de oficina actuales
El concepto tradicional de máquina de oficina ha cambiado.
Hace décadas eran frecuentes:
- máquinas de escribir;
- calculadoras de sobremesa;
- fax;
- dictáfonos;
- fotocopiadoras independientes.
Muchas de sus funciones han sido absorbidas actualmente por:
- ordenadores;
- smartphones;
- impresoras multifunción;
- aplicaciones digitales.
Por eso una respuesta laboral actual debe centrarse en equipos que todavía tengan utilidad para el puesto.
¿Hay que poner el fax?
Solo cuando resulte relevante.
El fax sigue utilizándose en algunos entornos, pero tiene mucha menos presencia que hace años.
Puede aparecer todavía en:
- administraciones;
- determinadas empresas;
- sectores con procedimientos antiguos.
Si el candidato sabe utilizarlo pero el puesto no lo requiere, normalmente no aporta demasiado valor incluirlo.
¿Hay que poner máquina de escribir?
En la mayoría de empleos actuales, no.
Puede mencionarse únicamente cuando:
- el formulario lo solicite expresamente;
- el puesto utilice todavía este equipo;
- sea relevante por alguna razón concreta.
Incluir “máquina de escribir” en una solicitud para un puesto administrativo digital puede hacer que la respuesta parezca desactualizada.
Qué respuesta conviene evitar
Una frase como:
“Todas las máquinas de oficina.”
es demasiado imprecisa.
También conviene evitar enumerar dispositivos que nunca se han utilizado.
Una respuesta breve con cuatro equipos reales suele resultar mejor que una lista de doce aparatos cuyo manejo no podría demostrarse durante el trabajo.
Ejemplo para copiar en una solicitud
Máquinas de oficina que domina: ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono y destructora de documentos.
Para recepción:
Máquinas de oficina que domina: ordenador, centralita telefónica, impresora multifunción, escáner y fotocopiadora.
Para comercio:
Equipos que domina: TPV, datáfono, lector de códigos, impresora de tickets y ordenador.
Ejemplo si también preguntan por programas
Si el formulario permite incluir ambos grupos, pueden separarse claramente:
Máquinas y equipos: ordenador, impresora multifunción, escáner, fotocopiadora y centralita telefónica.
Programas: Word, Excel, Outlook, PowerPoint y herramientas de videoconferencia.
Esta estructura demuestra que se entiende la diferencia entre hardware y software.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las máquinas de oficina?
Son equipos físicos utilizados para realizar tareas administrativas, comunicativas, documentales o comerciales.
¿Qué ejemplos puedo poner?
Ordenador, impresora, fotocopiadora, escáner, teléfono, centralita, destructora de documentos, encuadernadora o TPV.
¿Qué significa “máquinas de oficina que domina”?
Pregunta qué equipos sabe utilizar con suficiente autonomía para desempeñar las funciones habituales del puesto.
¿El ordenador cuenta como máquina de oficina?
Sí. Es un equipo físico y actualmente constituye una de las herramientas esenciales en prácticamente cualquier oficina.
¿Word es una máquina de oficina?
No. Word es un programa informático.
¿Excel cuenta como máquina de oficina?
No. Excel debe incluirse entre los conocimientos informáticos o programas que se saben utilizar.
¿Qué pongo si no tengo experiencia?
Puede indicarse: “Ordenador, impresora y escáner a nivel usuario”, siempre que realmente se sepan utilizar.
¿Qué pongo si soy auxiliar administrativo?
Una buena respuesta sería: “Ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner, teléfono y destructora de documentos.”
¿Qué pongo si soy recepcionista?
“Ordenador, centralita telefónica, impresora multifunción, fotocopiadora y escáner.”
¿Qué pongo si trabajo en comercio?
“TPV, datáfono, lector de códigos, impresora de tickets y ordenador.”
¿Debo poner el nivel?
No siempre es necesario, pero puede resultar útil cuando el conocimiento varía mucho entre equipos.
¿Tengo que incluir todas las máquinas que he usado alguna vez?
No. Es mejor priorizar las que sean relevantes para el puesto solicitado.
Cuando un formulario pregunta por las máquinas de oficina que domina, no busca una respuesta complicada. Quiere saber con qué equipos puede trabajar el candidato de manera autónoma. Para la mayoría de los puestos administrativos, una respuesta como “ordenador, impresora multifunción, fotocopiadora, escáner y teléfono” resulta perfectamente válida.
Lo que realmente mejora la respuesta es adaptarla al empleo: añadir una centralita para recepción, un TPV para comercio o un lector de códigos para almacén. Mencionar pocos equipos que realmente se saben manejar aporta más valor que rellenar el apartado con máquinas y programas que no corresponden o cuyo uso no se domina.