Para saber cómo nos afecta la burocracia debemos conocer el concepto y el origen de esta forma y estructura organizacional, principalmente la asociada con los procesos públicos.
La palabra burocracia deriva del francés bureaucratie, compuesta por la raíz bureau, que significa oficina, y del sufijo cracia, cuyo origen griego sirve en la formación de palabras que significan autoridad, gobierno o dominio.
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¿Qué es la burocracia?
La Teoría de la Burocracia, fue creada para responder a la “necesidad de conseguir que la organización de las distintas empresas, estuvieran ‘ordenadas’ de manera racional”, sobre todo las que tenían muchos empleados y con un bastantes actividades a desarrollar cada día.
Uno de los máximos proponentes de esta teoría ha sido Max Weber, economista alemán quien supuso que la burocracia “era una forma racional de organizar una entidad para conseguir que la misma funcionara con precisión, claridad, velocidad y eficiencia”.
Weber consideraba que para establecer la burocracia de manera efectiva era necesario que se consideraran elementos como la forma de dividir el trabajo, la jerarquía, tomando en cuenta la autoridad, las reglas y normas, el compromiso profesional, la racionalidad, la impersonalidad al momento de seguir procedimientos y las reglas o los registros escritos.
Max Weber concebía que la burocracia era la mejor forma de “organizar el trabajo colectivo debido a que proporciona previsibilidad y eso genera mayor eficiencia”.
Hasta ahí todo está bien, en cuanto se trate de facilitar la forma de hacer práctico un conjunto de funciones en una organización donde exista mucho personal y diversos procesos que seguir. Estas funciones pudieran ser propias de bancos, entidades financieras, procesos administrativos de cualquier estructura, bien sea médica, de servicios o bienes.
Pero, la burocracia asociada a la administración pública, donde todos los ciudadanos en algún momento de sus vidas deben acudir para realizar un trámite, tiene una percepción negativa, por cuanto ha hecho de los procesos una forma de conducir, detener, ralentizar o posponer una gestión.
En este sentido, la burocracia es todo el conjunto de funcionarios públicos que hacen ver a la administración pública como un proceso ineficiente debido a la cantidad de papeleo, firmas, sellos y otras formalidades que supone, así como la atribución en exceso de los funcionarios en los trámites públicos.
Aunque existe una mala percepción del término, especialmente en los organismos públicos, se ha entendido la burocracia como la estructura que implica procedimientos regularizados y claros, así como relaciones jerárquicas, especialización laboral y división efectiva de funciones.
¿Por qué surge la burocracia en una oficina pública?
Existen varias causas por las cuales la burocracia forma parte de la ineficiencia de una oficina pública, debido a la cantidad de controles que se quieren establecer y a que dependen, en muchas ocasiones, de los funcionarios los ejecutan.
Entre estas causas están:
El apego exagerado a los estatutos, ordenanzas y reglamentos, los cuales resultan prioritarios y de obligatorio cumplimiento, sin que exista posibilidad de flexibilizarlos, considerando cada trámite como una particularidad individual.
El papeleo excesivo, traducido en formularios, copias, documentos, legalizaciones, entre otros, para poder tramitar cualquier documento o caso administrativo.
La resistencia al cambio para acelerar los procesos, simplificarlos o hacerlos más eficientes, tomando en cuenta aspectos como ahorro de recursos, de tiempo y de dinero. En este sentido, el funcionario público es escéptico y resulta siendo un operador de procesos rutinarios que domina a profundidad; y cuando existe la más mínima posibilidad de cambiar esos procesos, se advierte como amenazador del equilibrio del grupo y de la organización , por ser nuevo o desconocido.
La despersonalización de las relaciones es otra razón por la que surge la burocracia, pues las personas no se conocen por sus nombres, sino por los cargos que ocupan; de allí las disposiciones de “hable con el gerente”, “llame al director”, “llévelo a la secretaria”.
La jerarquización tiene la palabra final, y en esto la burocracia tiene un gran haber, pues quien decide es quien ocupa el puesto más alto dentro de la organización, aunque no sepa nada del trámite o del caso sobre el que tenga que decidir.
La aprobación de procedimientos rutinarios y el cumplimiento ciego de los mismos son típicos de la burocracia, y el funcionario se queda en hacer únicamente lo que está establecido en las normas, los reglamentos, los manuales de procedimientos que ha impuesto la organización, sin tomar en cuenta la flexibilización que puede resultar en un proceso más eficiente.
Consecuencias de la burocracia
Quienes hayan estado en una oficina pública donde se realicen trámites masivos a personas que presenten los mismos problemas, se habrán dado cuenta de cómo afecta la burocracia a los ciudadanos.
En las oficinas administrativas con exceso de burocracia se generan conflictos a la hora de dar atención a los usuarios, pues todos son tratados de la misma manera sin responder a la necesidad individual, ni prestar atención al caso que tiene una persona en particular.
Así, toda la organización responde a un manual de procedimientos y no se ocupa de las diferencias entre las personas. Los procedimientos son tan organizados y sistematizados que, a menudo, se tornan lentos y pierden efectividad.
En la administración pública, la burocracia tiene consecuencias indeseadas, pues conduce a la ineficiencia, imperfecciones y desviaciones de los procesos. Es decir, la burocracia en los procesos públicos crea disfunciones o anomalías en el funcionamiento y dinamismo de la administración pública.
La burocracia en los asuntos públicos conduce a la pérdida de tiempo y de dinero.
La resistencia al cambio, mencionada anteriormente, evita que fluyan los procesos que pueden tramitarse de manera diferente, al tiempo que impide la optimización de recursos, especialmente de recursos humanos, quienes pudieran efectuar más funciones en menos tiempo.
No es difícil suponer que el exceso de burocracia en los procesos públicos ha motivado o fomentado la aparición de gestores públicos, quienes están al tanto de cómo burlar los procesos o conseguir internamente quien realice los trámites a cambio de dinero.
Definitivamente, en la actualidad, cuando el tiempo es un factor que todos consideran importante, la burocracia vinculada con la pérdida de tiempo, el papeleo y los vaivenes a los que somete al ciudadano, atenta contra la calidad de vida y desmejora la percepción positiva que se pueda tener sobre las organizaciones públicas en general.