Las salas virtuales son cada vez más populares en el mundo. Esto se relaciona con las tendencias hacia la globalización y la transición de muchos especialistas al trabajo remoto. Para una cooperación conveniente, las empresas en línea utilizan cada vez más salas virtuales. Actualmente son los más seguros para almacenar información importante. Además, las VDR son adecuadas tanto para el trabajo diario en equipo en proyectos como para llevar a cabo negociaciones importantes, acuerdos de fusiones y adquisiciones y transacciones financieras complejas.
Para que el uso de la sala virtual sea realmente conveniente y efectivo, es necesario elegir el proveedor adecuado. Cómo elegir la VDR que satisfaga tus necesidades y a qué parámetros debes prestar atención, te lo diremos a continuación.
Por dónde empezar para elegir una sala virtual
Te recomendamos que empieces por establecer las verdaderas razones por las que requieres una VDR. Por lo tanto, responde inmediatamente a estas cuatro preguntas:
1. ¿Quién utilizará la sala (todos los empleados de la empresa o solo clientes potenciales, socios y especialistas)?
2. ¿Qué operaciones planeas realizar (cooperación diaria en proyectos de la empresa, negociaciones con socios, acuerdos de fusiones y adquisiciones, controles de diligencia debida o todo a la vez)?
3. ¿Qué documentos se almacenarán en la sala (formato, cantidad)?
4. ¿Cuánto es el presupuesto para la VDR cada mes?
Una vez que respondas los criterios de estos tres puntos, comprenderás de inmediato qué funciones, herramientas y capacidad de almacenamiento en la nube debes tener en la sala de datos adecuada.
¿A qué debes prestar atención al elegir una VDR?
Cuando sabes exactamente qué sala de datos requiere tu negocio, tendrás que hacer una elección entre una variedad de proveedores. Para elegir un proveedor confiable, presta atención a los 6 parámetros principales de una VDR.
Seguridad
Una de las principales características de la sala virtual es la máxima protección de su información. La mayoría de los proveedores proporcionan:
· Cifrado de datos;
· Autenticación de usuario de múltiples factores;
· Almacenamiento de archivos en servidores confiables;
Para asegurarte de que el proveedor realmente puede garantizar una seguridad adecuada, averigüa si tiene certificados que confirmen el cumplimiento de los estándares internacionales de seguridad. Por ejemplo, SOC 2, ISO 27001, etc.
Una interfaz intuitiva.
Usar VDR debe ser conveniente y simple. Es deseable que la interfaz sea intuitiva. Esto permitirá a los socios o empleados que nunca han usado salas virtuales ponerse al día de inmediato. Además, los usuarios de la sala deben poder traducir la interfaz a su idioma nativo.
¡Atención! Si tu empresa utiliza mucho Google Docs, Zoom y otras aplicaciones de trabajo, asegúrate de que la VDR admita la integración con ellas. Esto facilitará el uso del la sala de datos.
Soporte técnico
Conoce cómo funciona el soporte técnico de la sala virtual. ¿Se puede pedir asistencia en cualquier momento? Esto se aplica especialmente a aquellas empresas que cooperan con especialistas de diferentes países y continentes.
También debes tener varias formas de comunicarte con el soporte técnico: ya sea por el chat en línea, por correo electrónico o enviando un mensaje de audio o video.
Configuración flexible
El reconocimiento es importante para cualquier negocio. Es por eso que deberías poder cambiar la apariencia de la sala virtual. Por ejemplo, agrega el logotipo de una empresa y cambia los encabezados y pies de página. Esto aumentará tu visibilidad entre clientes y socios potenciales y ayudará a construir una mejor reputación de tu negocio.
Además, verifica si es posible configurar el control de acceso a documentos. Si esta opción no está disponible y planeas almacenar archivos confidenciales de la empresa en una VDR o necesitas protección contra la filtración de datos corporativos, es mejor elegir otro proveedor.
Período de prueba gratuito
Incluso si la descripción de la sala virtual coincide completamente con tus necesidades, no siempre significa que se adapte a tus necesidades. Por eso es muy importante poder probar una VDR gratis antes de proceder al pago. Recomendamos elegir aquellos proveedores que brindan un período de prueba gratuito para usar la sala.
Reseñas de usuarios y calificación de proveedores
Se cree que cuanto más tiempo está una empresa en el mercado, más confiable y de alta calidad es. Pero este no es siempre el caso. Por eso te aconsejamos que busques reseñas sobre los proveedores que has elegido. También puedes estudiar las revisiones de expertos independientes. Elige aquellos proveedores que tengan una buena reputación.
Conclusión
Las salas virtuales son un asistente confiable para los negocios. Ayudan a proteger tus datos y a optimizar la mayoría de los procesos comerciales. Ahora que sabes qué buscar al elegir una sala de datos, no tendrás problemas para encontrar un proveedor que satisfaga completamente tus necesidades. Y discover more about the Mexican virtual data room market siguiendo este enlace.